Летний корпоратив на природе: как собрать мероприятие там, где нет вообще ничего

Летний корпоратив выглядит проще зимнего: не нужен зал, не нужно оформление, всё происходит на воздухе. На практике всё наоборот — площадка в поле или на базе отдыха не даёт ничего из того, что в ресторане подразумевается по умолчанию: ни электричества нужной мощности, ни мебели, ни крыши, ни туалетов в достаточном количестве.

Второе отличие — программа. В помещении её можно вообще не делать: люди сядут за стол и просидят четыре часа. На природе так не получается: незанятые сотрудники расходятся по территории, разбиваются на привычные кучки и через два часа начинают спрашивать про автобус.

Ниже — как выбирать площадку и по каким пунктам её проверять, что придётся везти с собой, какая программа реально работает на воздухе, как устроена еда, что делать с погодой и алкоголем и в каком порядке всё это бронируется.

Чем выездной корпоратив отличается от зала

Отличий пять, и каждое из них меняет и смету, и организацию.

1. Инфраструктуры нет. Электричество, вода, туалеты, мебель, крыша — всё либо есть на площадке, либо везётся.
2. Люди перемещаются. Они не сидят за столом, а ходят по территории, и программа должна это учитывать.
3. Погода — участник мероприятия. Дождь, жара и ветер меняют сценарий, а не настроение.
4. Логистика становится половиной задачи. Как приехали и как уедут — это отдельный проект.
5. Время жёстче. Автобус уезжает в конкретный час, и вся программа сжимается под него.

Второй пункт даёт главный сдвиг в планировании. В зале мероприятие строится вокруг сцены и стола, на природе — вокруг зон, между которыми люди перемещаются свободно. Это ближе к устройству городского праздника, чем к банкету, и сценарий пишется соответственно: не последовательность номеров, а набор параллельных точек с несколькими общими сборами.

Как выбирать площадку

Осмотр вживую обязателен, и смотреть надо не на вид, а на инфраструктуру. Красивая поляна без подъезда для грузовика превращает монтаж в перенос вручную.

1. Подъезд для фуры или газели. Оборудование не носят двести метров по траве.
2. Электричество: мощность и точки. И где именно находится щит.
3. Туалеты по норме. Одна кабина на пятьдесят человек — это минимум, а не комфорт.
4. Ровная площадка под конструкции. Уклон делает невозможной установку шатра и надувного.
5. Крыша или место под шатёр. На случай дождя и как тень в жару.
6. Что с комарами и клещами. Для июньского выезда в лес это реальный фактор, а не мелочь.
7. Ограничения по времени и звуку. Особенно если рядом жилые дома или другая база.

Шестой пункт недооценивают до первого выезда. Вечер у воды в июне без обработки территории заканчивается тем, что люди уходят в помещение или в автобус к десяти часам. Обработка от насекомых делается за сутки, стоит немного и по влиянию на длительность мероприятия сопоставима с программой.

Что везут с собой

Список зависит от площадки, но базовый набор для открытого места одинаков и почти всегда больше, чем ожидает заказчик.

• Шатёр или тенты. Обязательно: и как тень, и как страховка от дождя, и как место для еды.
• Мебель. Столы, стулья, лаунж-зона. На природе сидеть особенно негде.
• Генератор. Даже если электричество на площадке есть, его редко хватает.
• Звук. На открытом воздухе он расходится, и комплект нужен мощнее, чем в зале.
• Вода и лёд. В жару расход в два-три раза выше расчётного.
• Освещение. После заката площадка без света становится непригодной за пятнадцать минут.

Последний пункт срывает финал мероприятия чаще всего. Летом кажется, что светло будет долго, но в августе к девяти вечера уже темно, а корпоратив в этот момент в самом разгаре. Гирлянды и пара прожекторов стоят дёшево и продлевают вечер на два часа, без них люди начинают собираться сразу после заката.

Программа

Главное решение выездного корпоратива и то, где чаще всего промахиваются: берут либо слишком много активности, либо не берут никакой.

Командный тимбилдинг

Классика выезда и единственный формат, который действительно перемешивает отделы. Работает при двух условиях: команды формируются не по подразделениям и блок длится не больше полутора часов.

Отдельно стоит проверить физическую нагрузку. Программа, рассчитанная на спортивную группу, в обычном коллективе оставляет за бортом треть людей — и именно тех, кому этот выезд был бы полезнее всего.

Свободные активности

Точки, которые стоят на территории весь день и в которые входят по желанию: спортивные игры, аттракционы, настольные форматы под тентом.

Это то, что закрывает время между общими блоками, и на выезде их роль выше, чем в зале: людям нечем себя занять на природе, если ничего не поставлено, — телефон на открытом воздухе развлекает плохо.

Вечерняя часть

После еды и заката формат меняется: нужны музыка, свет и место, где сидят и разговаривают. Кавер-группа или диджей плюс лаунж-зона у костра закрывают вечер лучше любой продолжающейся программы.

Еда

На природе еда занимает больше места в программе, чем в зале: она и есть основное событие дня для значительной части людей.

• Барбекю и мангалы. Формат, который сам по себе собирает людей вокруг и не требует программы.
• Полевая кухня или казан. Работает как зрелище и как еда одновременно.
• Фуршетная зона под тентом. Обязательно в тени: на солнце подача живёт полчаса.
• Холодные напитки в термобоксах. И в разы больше, чем кажется по расчёту.
• Вегетарианский вариант. В любом коллективе от тридцати человек он нужен, и это не редкость.
• Что-то на вечер. Через четыре часа после обеда люди снова голодные, и об этом обычно не думают.

Первый пункт стоит использовать сознательно как элемент сценария. Мангальная зона — естественная точка сбора, вокруг которой люди стоят, разговаривают и знакомятся без всякого ведущего. Если поставить её в центре площадки, а не в дальнем углу, она заменит собой добрую половину программы.

Погода

Единственный фактор, который нельзя контролировать, и потому единственный, под который планируют оба сценария сразу.

1. Тень обязательна. В июле с двенадцати до четырёх на открытом солнце люди не остаются.
2. Крытая площадь на всех. Не на половину: под дождём под тент пойдут все сразу.
3. Твёрдое покрытие или настил. После ливня газон превращается в грязь, а по ней ходить не будут.
4. Ветер важнее дождя. Он валит лёгкие конструкции и уносит всё, что не закреплено.
5. Решение по сценарию за сутки. С конкретным ответственным и конкретным временем.
6. Вечером холоднее, чем кажется. У воды после заката разница с дневной температурой доходит до десяти градусов.

Последний пункт объясняет, почему летние выезды часто заканчиваются раньше запланированного. Люди одеты по дневной погоде, а к десяти вечера у реки становится по-настоящему холодно — и вечерняя часть, на которую потрачены деньги, играет перед десятком человек. Пледы и пара обогревателей стоят немного и удерживают компанию на площадке.

Кто не участвует

В любом коллективе есть люди, которые не пойдут ни в какую активность, и планировать выезд только под активное большинство — распространённая ошибка.

• Лаунж-зона. Кресла, пуфы, тень — место, где можно просто сидеть и разговаривать.
• Настольные форматы под тентом. Для тех, кто не побежит, но с удовольствием сыграет.
• Спокойная активность. Мастер-класс, дегустация, рыбалка — форматы без нагрузки.
• Возможность уехать раньше. Один дополнительный трансфер решает вопрос для тех, кому надо к детям.
• Никакого принуждения. Сотрудник, которого заставили участвовать, запомнит именно это.

Четвёртый пункт стоит заложить в логистику изначально. Часть коллектива физически не может остаться до ночи — дети, электрички, обязательства, — и без раннего трансфера эти люди либо не поедут вовсе, либо весь день будут думать о том, как добираться. Один автобус в семь вечера снимает это полностью.

Алкоголь и безопасность

На выезде это отдельная тема, потому что расстояния большие, медицина далеко, а вода и мангалы рядом.

1. Питьевая вода в свободном доступе. В жару и при алкоголе это первое требование.
2. Еда до, а не после. Программа с алкоголем на пустой желудок предсказуемо заканчивается плохо.
3. Купание только с инструктором или без купания. Промежуточных вариантов на корпоративе нет.
4. Аптечка и человек, который знает, где она. Не в багажнике у уехавшего водителя.
5. Ответственный трезвый на площадке. Как минимум один, и лучше не из руководства.
6. Обратный трансфер для всех. Никто не должен ехать домой за рулём после мероприятия.

Третий пункт — единственный в списке, где компромисс недопустим. Водоём на территории и алкоголь на площадке — сочетание, из-за которого на корпоративах происходят самые тяжёлые истории. Либо купание организовано с инструктором и в чётко обозначенное время до застолья, либо к воде просто нет доступа.

Тайминг дня

Выездной день длиннее корпоратива в ресторане и устроен иначе: он состоит из фаз, а не из блоков программы.

1. Приезд и заселение — час. Люди осматриваются, курят, здороваются. Программу сюда ставить бесполезно.
2. Общий сбор — 15 минут. Короткое слово руководителя, правила площадки, где что находится.
3. Активный блок — полтора часа. Пока люди свежие и трезвые. После обеда он уже не пойдёт.
4. Обед — час с небольшим. Основная еда и первая точка, где все собираются вместе.
5. Свободное время — два-три часа. Спорт, игры, разговоры, вода. Самая длинная и самая недооценённая фаза.
6. Вечер — музыка и стол. До темноты, дальше по свету и по погоде.

Третий пункт нарушают регулярно, ставя тимбилдинг после обеда: кажется логичным сначала накормить людей. На практике после еды и первых напитков командная активность идёт вяло, а половина участников от неё уклоняется. До обеда — единственное время, когда в ней участвуют все.

Логистика

Половина выездного мероприятия — это то, как люди туда попали и как оттуда уехали.

• Автобусы от офиса или от метро. Личный транспорт исключает алкоголь для водителей.
• Два обратных рейса. Ранний и поздний — под разные категории сотрудников.
• Список по автобусам. Иначе на обратном пути кого-то не досчитаются.
• Время в пути не больше полутора часов. Дальше выезд превращается в поездку, а не в мероприятие.
• Отдельная машина для опоздавших. Всегда есть двое-трое, кто не успел к отправлению.

Четвёртый пункт стоит проверить по карте с учётом пятничных пробок, а не по навигатору в понедельник утром. Площадка в семидесяти километрах от Москвы летом в пятницу — это два с половиной часа в одну сторону, и люди приезжают уже уставшими, а обратный путь портит впечатление от всего дня.

И ещё одно замечание про списки. Пересчитывать людей на обратном пути — обязанность конкретного человека, а не общее дело: без назначенного ответственного автобус уезжает, а кто-то остаётся на площадке, и выясняется это через час. Один список и один человек с ним снимают самый неприятный сценарий выездного дня.

Сроки

Летний сезон короткий: с конца мая по начало сентября, и на выходные в этот период площадки и подрядчики расписаны заранее.

1. За 3 месяца. Площадка и дата. Хорошие базы на летние субботы уходят зимой.
2. За 2 месяца. Формат, бюджет, программа, кейтеринг.
3. За 6 недель. Шатры, мебель, техника, звук — в сезон это дефицит.
4. За месяц. Транспорт, аниматоры и ведущие, оборудование для активностей.
5. За 2 недели. Финальное количество участников, меню, списки по автобусам.
6. За неделю. Прогноз, запасной сценарий, обработка территории от насекомых.
7. Накануне. Монтаж шатров и мебели, если площадка позволяет оставить на ночь.

Третий пункт — самое узкое место летнего сезона. Шатры и мебель в июне и июле разбирают под свадьбы, и корпоратив конкурирует за тот же парк. Компания, которая выходит на рынок за две недели, выбирает не то, что нужно, а то, что осталось свободным на эту субботу.

Что заказывают

На открытой площадке в аренду берётся практически всё — от крыши до вилок.

• Шатры и тенты. Первая позиция в списке и первая по влиянию на то, состоится ли мероприятие в дождь.
• Мебель и лаунж. Столы и стулья по количеству плюс зона отдыха.
• Генератор и свет. Электричество и освещение после заката.
• Звук с оператором. На открытом воздухе — обязательно, и мощнее, чем в зале.
• Программу и активные точки. Командный блок плюс три-четыре свободные зоны.
• Персонал. Инструкторы, хелперы, уборка — на весь день.
• Одной поставкой. Шесть машин от шести подрядчиков на одну лесную дорогу — это сорванный монтаж.

Последний пункт на выезде критичнее, чем где-либо. Подъезд к площадке обычно один и часто узкий, окно монтажа короткое, и координировать шесть независимых бригад некому. Одна поставка с общим тайм-планом — это не удобство, а условие, при котором площадка будет готова к приезду автобусов.

Что в итоге

Выездной корпоратив дороже и сложнее зального именно потому, что площадка не даёт ничего: электричество, мебель, крышу, свет и воду везут с собой. Первый вопрос площадке — сколько киловатт реально доступно и где щит, а не как там красиво.

Сценарий пишется не как последовательность номеров, а как набор зон с несколькими общими сборами: на природе люди перемещаются, и удержать их в одной точке невозможно. Командный блок — не больше полутора часов, остальное время закрывают свободные точки.

Свет закладывают обязательно: в августе темнеет к девяти, и без освещения площадка становится непригодной за пятнадцать минут. Пледы и обогреватели удерживают людей на вечерней части — у воды после заката разница с дневной температурой доходит до десяти градусов.

Обязательны два обратных рейса — ранний для тех, кому к детям, и поздний для остальных, — иначе часть коллектива либо не поедет, либо весь день будет думать о дороге. А водоём и алкоголь на одной площадке сочетаются только при одном условии: купание организовано с инструктором и до застолья.

Шатры, мебель, генератор, звук, программу, спортивные точки, барбекю и персонал для летнего корпоратива заказывают под ключ в Москве и Подмосковье — одной поставкой, с монтажом до приезда автобусов.