Онлайн-мероприятия

Как провести и организовать онлайн мероприятие

Мероприятие в онлайн-режиме предполагает различные новые форматы: от частных встреч после работы до многотысячных конференций и тимбилдингов. Важен не вид мероприятия, а наличие пользы, которую извлекает аудитория.  У бизнес-мероприятия в онлайн-формате есть недостатки:

• Качество трансляции зависит от стабильности интернет-соединения. Затруднение возникает неожиданно, решить его проблематично.
• Участники могут отвлекаться от мероприятия, если оно проводится в онлайн-режиме, так как пользователи остаются "в тени". 

Преимущества дистанционных мероприятий:

• Обмен изображениями, документами, таблицами, презентациями намного проще, чем в оффлайне;
• Сбор участников на одной платформе с широким функционалом;
• Участие людей из разных городов и стран;
• Экономия на аренде помещения и декорациях;
• Проведение любого ивента в рамках онлайн-сотрудничества;
• Возможность посетить большое количество событий.

До начала мероприятия разошлите потенциальным участникам ссылки, технические требования и сообщите промежуток времени, в который они будут заняты на ивенте. Структурируйте план события, так как гости должны быть в курсе каждого этапа в программе. Соберите обратную связь после ивента для улучшения последующих мероприятий.   

Важно! Проверьте, есть ли ограничения по авторскому праву на музыку, логотип или клип, которые вы собираетесь показывать в эфире.

Если мероприятия пошло не по плану, не стоит паниковать! Спокойно объясните ситуацию пользователям. Аудитория оценит честность, а вы получите опыт решения внештатных ситуаций.

Советы по организации дистанционных мероприятий

• Планируйте

Независимо от формата, необходимо разработать конкретный план действий по организации ивента. Начинать нужно с ядра - идеи и цели мероприятия. Чем раньше появится порядок, тем проще будет двигаться по уже намеченной траектории.  Решите, что нового должна узнать аудитория после ивента? Какие эмоции вызывает событие? Определитесь с моделью ценообразования. Разработайте критерии по оценке эффективности мероприятия. Создайте форму обратной связи, чтобы отслеживать отклики пользователей. Разработайте стратегию продвижения event’а с помощью социальных сетей, таргетинга и других инструментов. 

• Определитесь со временем

Корректно определить дату мероприятия поможет небольшое расследование: удостоверьтесь, что на планируемую дату нет мероприятий, которые станут конкурирующими.  Если ивент планируется для жителей разных городов и стран, то согласуйте время под часовые пояса, чтобы участникам было комфортно. При большой разнице во времени, подготовьте запись трансляции по ссылке. Обратите внимание на опросы в социальных сетях. Поговорите со своей аудиторией и выясните, какое время будет оптимальным для проведения события.

• Продвигайте ивент

Найдите “боли” потенциального клиента, которые закрывает ваше мероприятие. Используйте ключевые слова и фразы, чтобы аудитория считала призыв и зарегистрировалась на ивент. Не пренебрегайте услугами авторитетных спикеров или звездных ведущих. Это привлечет еще больше людей.  Используйте обыкновенную рассылку в рабочий чатах, если планируете внутрикорпоративное событие или воспользуйтесь социальными сетями для продвижения на широкую аудиторию. Не забывайте регулярно напоминать о предстоящем событии, так как люди часто хотят зарегистрироваться на ивент, но забывают сделать это из-за рутинных дел.

• Трудности случаются. Это нормально

Протестируйте площадку, а лучше отрепетируйте мероприятие заранее. Отмечайте проблемные места, чтобы решить их как можно быстрее. Обратите внимание на стабильность подключения к интернет сети. Подготовьте копии материалов в нескольких форматах, чтобы участники с разных устройств имели доступ к файлам.  Подготовьте чек-лист для гостей, которые плохо разбираются в технике. Отразите наиболее частые вопросы и ответы, чтобы пользователям было комфортно. Найдите специального человека, который будет отвечать на возникшие вопросы в режиме реального времени. 

• Работайте на свою аудиторию

Готовьте материал для целевой аудитории. Узнайте про неё побольше, чтобы люди понимали язык и стиль речи, которым вы пользуетесь. 

• Взаимодействуйте с аудиторией

Сделайте так, чтобы пользователи хотели задавать вопросы и получали на них своевременные ответы. 

Например, обращайтесь к людям с просьбой поделиться собственным опытом. Отвечайте на любые комментарии в чате, чтобы происходил диалог между спикером и пользователями.

• Провоцируйте обратную связь

Попросите людей оставить отзывы о прошедшем ивенте. Предложите активным пользователям скидку на будущее мероприятие или доступ к полезным материалам.

Преимущества заказа мероприятий в онлайн-формате от компании Аренда аттракционов

1. Заранее протестируем площадку онлайн-вещания, чтобы минимизировать сбои;
2. Все сотрудники нашей компании работают в event-индустрии от 6 до 10 лет;
3. Заказчик сотрудничает с личным менеджером, поэтому разъяснять детали потребуется один раз; 
4. Делаем скидки постоянным клиентам.
5. Проводим онлайн-корпоративы и онлайн-тимбилдинги.